Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit KompAss ist Virtus Umbra e.U., Inhaber Dinel Kurtovic, Wimmerstrasse 5, 4060 Leonding, Österreich. Du erreichst uns unter [email protected] oder telefonisch unter 068184490920.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung von KompAss verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

• Kontodaten wie E-Mail-Adresse, Login-Informationen und technische Sitzungsdaten.
• Profildaten wie Name, Kontaktdaten, Lebenslaufdaten, Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Stärken, Schwächen, No-Gos und Präferenzen.
• Bewerbungsdaten wie generierte Dokumente, Anschreiben, E-Mail-Entwürfe, Telefonnotizen, Exportdaten und Statusinformationen zu Bewerbungen.
• Hochgeladene Inhalte wie PDF-, Bild- oder Zertifikatsdateien sowie der daraus extrahierte Rohtext und strukturierte Extraktionsdaten.
• Integrationsdaten, wenn du dein Google-Konto oder Gmail freiwillig mit KompAss verbindest, einschließlich OAuth- und Gmail-bezogener Token.
• Daten zu gesendeten Bewerbungen wie Empfängeradresse, Betreff, E-Mail-Inhalt, Sendezeitpunkt sowie technische Versand-Metadaten.
• Technische Nutzungsdaten wie Browserinformationen, Zugriffszeitpunkte, Fehlermeldungen und sicherheitsrelevante Systemdaten.
• Lokal im Browser gespeicherte Daten, insbesondere UI-Zustände, Benachrichtigungsstände sowie Offline- und Sync-Daten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung und den Betrieb von KompAss erforderlich ist.

• Zur Bereitstellung deines Kontos, zur Anmeldung und zur Nutzung der Plattform auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zur Analyse von Lebensläufen, Dokumenten und Stellen sowie zur Erstellung von Bewerbungsunterlagen, Matchings, Fragen und Entwürfen ebenfalls auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zur Verarbeitung hochgeladener Dateien, Speicherung des extrahierten Textes und Überführung der Inhalte in strukturierte Profildaten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zur freiwilligen Verbindung externer Konten, insbesondere Google bzw. Gmail, sowie zum technischen Versand von Bewerbungen über dein Gmail-Konto auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. a oder lit. b DSGVO, abhängig von der konkreten Nutzung.
• Zur Ermittlung passender Suchbegriffe und zur Abfrage öffentlicher Stellenanzeigen auf Basis deiner Profil- und Präferenzdaten auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zur Gewährleistung von Stabilität, IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, soweit Aufbewahrung oder Herausgabe rechtlich erforderlich ist, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. KI-gestützte Verarbeitung

KompAss nutzt KI-Dienste, um Lebensläufe zu strukturieren, Informationen aus Dokumenten zu extrahieren, Kontaktinformationen aus Stellenanzeigen zu erkennen, Suchbegriffe zu erzeugen, Stellen zu bewerten und Texte wie Anschreiben oder Bewerbungs-E-Mails vorzuschlagen oder zu überarbeiten.

Dabei können je nach Funktion insbesondere folgende Inhalte an technische Inferenz- oder Modellanbieter übermittelt werden: extrahierter Dokumenttext, strukturierte Profildaten, Berufserfahrung, Ausbildungsdaten, Zertifikatsdaten, Jobpräferenzen, Jobbeschreibungen, Anforderungen, Kontaktinformationen aus Stellenanzeigen, Telefonnotizen sowie dein Verbesserungs- oder Generierungsauftrag.

Nach aktuellem Produktstand betrifft das insbesondere OpenRouter sowie produktionsseitig eingesetzte Inferenzanbieter über OVHcloud und Scaleway. Welche Route verwendet wird, hängt von der konkreten Funktion und der Laufzeitkonfiguration ab. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der von dir ausgelösten Funktion.

Bitte lade keine Informationen hoch, deren Verarbeitung du nicht für die jeweilige Funktion freigeben möchtest. Wenn du besonders sensible Daten in Bewerbungsunterlagen mitführst, solltest du vorab prüfen, ob deren Verarbeitung für deinen konkreten Zweck wirklich erforderlich ist.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung von KompAss setzen wir technische Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten oder eigenständig empfangen können.

• Supabase für Authentifizierung, Datenbank, Storage und anwendungsnahe Backend-Funktionen.
• Google, wenn du OAuth-Login oder Gmail-Funktionen aktiv nutzt; bei Gmail-Nutzung werden Empfänger, Betreff, Nachrichtentext und Anhänge an Google übermittelt.
• KI- und Infrastrukturprovider wie OpenRouter, OVHcloud oder Scaleway für die jeweils angeforderte Verarbeitung.
• Externe Jobplattformen wie karriere.at oder willhaben.at, soweit wir anhand deiner Suchbegriffe und Standortpräferenzen öffentliche Stellen abrufen.
• Weitere technische Infrastruktur- und Hostingdienstleister, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist.

Soweit erforderlich schließen wir mit Dienstleistern Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO ab.

6. Drittlandübermittlungen

Je nach gewählter Login-, E-Mail- oder KI-Funktion kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. In solchen Fällen achten wir auf geeignete Garantien, etwa Standardvertragsklauseln, soweit diese rechtlich erforderlich sind.

7. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Kontodaten, Profilinformationen, hochgeladene Dokumente, extrahierte Texte, strukturierte Extraktionsdaten und generierte Bewerbungsunterlagen bleiben grundsätzlich so lange gespeichert, wie dein Konto besteht oder bis du Inhalte selbst löschst beziehungsweise die Löschung verlangst, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Gespeicherte Gmail-Token bleiben grundsätzlich so lange erhalten, wie die Verbindung aktiv ist oder bis du die Gmail-Verknüpfung trennst. Versanddaten zu tatsächlich versendeten Bewerbungen bleiben gespeichert, damit der Versandstatus, Follow-ups und die Bewerbungshistorie nachvollziehbar bleiben.

Technische Protokolle, Sicherungsdaten sowie lokal im Browser gehaltene Daten werden nach den jeweils einschlägigen Betriebs-, Sicherheits-, Synchronisations- oder Browserregeln entfernt, überschrieben oder von dir lokal gelöscht.

8. Cookies, lokale Speicherung und Tracking

KompAss verwendet technisch notwendige Sitzungs- und Funktionsspeicher, damit Login, Sicherheitsmechanismen, Offline-Funktionen und Anwendungszustände zuverlässig arbeiten. Dazu gehören insbesondere Session-Cookies über Supabase sowie lokale Browser-Speicher wie `localStorage` und `IndexedDB`.

In diesen lokalen Speichern können je nach Funktion unter anderem Hinweisstände, Benachrichtigungszeitpunkte, abgeschlossene Operationen sowie Interview-Wizard-Zustände und zur späteren Synchronisation vorgesehene Requests liegen. Nach aktuellem Stand setzen wir in KompAss keine Analyse- oder Marketing-Tracker ein.

9. Deine Rechte

Du hast im Rahmen der DSGVO insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten.
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung deiner Daten, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Datenübertragbarkeit.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen.
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, kannst du dich außerdem bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren.

10. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

KompAss unterstützt dich bei der Bewertung von Stellen und bei der Erstellung von Unterlagen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung dir gegenüber treffen wir dadurch nicht. Die finale Verwendung von Vorschlägen, Dokumenten und Bewerbungen liegt bei dir.

11. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um deine Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff und unberechtigte Offenlegung zu schützen. Absolute Sicherheit kann jedoch bei internetbasierten Diensten naturgemäß nicht garantiert werden.

12. Google API Services – Limited Use

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die KompAss über Google APIs erhält, an andere Apps erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited Use-Anforderungen.

KompAss verwendet den Zugang zum Google-Konto ausschließlich zum Versand von Bewerbungs-E-Mails im Auftrag des Nutzers. Google-Nutzerdaten werden nicht verkauft, nicht für Werbezwecke genutzt, nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen für Dritte verwendet und nicht zum Training von KI-Modellen weitergegeben oder eingesetzt.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.